Ausschreibungen zur Interims-Vergabe sind vom LAF gestartet worden

 

 

Bekanntermaßen sind die Neueröffnungen der zuletzt fertiggestellten Unterkünfte nicht an zu später Fertigstellung gescheitert, sondern an der nicht erfolgreich durchgeführten Vergabe an entsprechend geeignete Betreiber.

Das Thema ist abendfüllend und langwierig. Wir hatten mehrfach dazu berichtet.

Inzwischen sind tatsächlich noch Ende 2016 die Ausschreibungen für die Interims-Vergabe bis zur EU-weiten Ausschreibung veröffentlicht und das Verfahren gestartet worden.

Insgesamt wurden nun rd. 120 Betreiber-Gesellschaften dazu eingeladen. In zwei Losen wurden kurz vor Jahresende 18 Unterkünfte in diese Interims-Ausschreibung einbezogen. Die Interims-Vergabe soll die jeweiligen Betreiber für die nächsten sechs Monate finden, bis die jeweilige EU-Ausschreibung zu Ergebnissen geführt hat. Eine Verlängerung um weitere 3 Monate ist dabei möglich. Grundsätzlich ist aufgrund des Volumens und auch aufgrund des politischen Willens unverändert eine EU-weite Ausschreibung nötig, erforderlich und auch gewünscht.

 

Plan und Ziel 

ist also das Folgende:

• Interimsvergabe für sechs Monate
• Option auf Verlängerung für weitere drei Monate
• EU-Ausschreibung innerhalb dieser Zeiträume
• Anschliessend Vergabe für 2-3 Jahre auf Basis der EU-Ausschreibung

Diese neue, aber in dieser Form auch erstmalige, Ausschreibung zur Interimsvergabe wurde nach Auskunft des LAF anwaltlich konzipiert und wird auch entsprechend anwaltlich begleitet.

Ausgeschrieben wurde nun der Betrieb von diversen Tempohomes, MUFs und auch eigenständiger Gemeinschaftsunterkünfte wie der Heerstrasse. Alle dieser Unterkünfte werden von Anbeginn als Gemeinschaftsunterkünfte betrieben. Konkret heisst dies, dass alle Unterkünfte auch mit Kochmöglichkeiten ausgestattet sind.

Im Unterschied zu den bisherigen (gescheiterten) Ausschreibungen ist auch nicht der Betreiber verantwortlich für die jeweilige Ausstattung der Unterkünfte, sondern bekommt die Unterkunft quasi schlüsselfertig und ausgestattet übergeben.

Daneben läuft im Moment die Ausschreibung für die Vergabe von Leistungen an eine Anwalts- und Unternehmensberatungsesellschaft, die dann später, gedacht ist an März, die vorgenannten EU-weiten Ausschreibungen vorbereiten, durchführen und dann auch auswerten soll.

Dabei hoffen wir alle, dass diese EU-Ausschreibung nun auch besser und sicherer vorbereitet wird als es die im letzten Sommer 2016 war. die letztlich an einer Vielzahl von formalen Fehlern scheiterte. Eine “rechtssichere” Ausschreibung kann man letztlich nicht erstellen, jedoch die Fehler oder Angriffspunkte deutlich reduzieren. Dies soll mit der Expertise der nun per Ausschreibung  gesuchten Anwalts- und Beratungsgesellschaft sichergestellt werden.

 

Die nun gestarteten Interims-Vergaben des LAF jedoch aus unsrer Sicht folgende Mängel oder Nachteile

• Es gab keine Veröffentlichung im Sinne einer offenen Vergabe.
• Es wurden zwar 120 Bewerber berücksichtigt, aber eben nicht offen und kommuniziert damit alle.
• Entscheidend für die Vergabe ist ausschließlich der beste Preis.
• Man kann sich trotz der relativ hohen Zahl an ausgeschriebenen Unterkünften nur auf eine Unterkunft bewerben.
• Ob dies pro Los gilt oder insgesamt war nicht abschließend zu klären.

 

Aufgrund der Systematik und der Erfahrungen aus den schief gelaufenen Ausschreibungen des letzten Jahres sagt das LAF, dass es  nicht möglich ist, die ursprünglich vorgesehenen Qualitätskriterien in den Ausschreibungen als Kriterium für die Vergabe zu berücksichtigen. Dies hätte einen zu grossen Aufwand in Vorbereitung und Auswertung bedeutet.

Hintergrund dazu: Ursprünglich sollte die Vergabe zu 70% nach Qualität und zu 30% nach Preis erfolgen. Eine völlig sinnvolle Idee. U.a. an diesem Punkt sind jedoch die vor 7 Monaten gestarteten Ausschreibungen gescheitert, weil man innerhalb eine Ausschreibung keine offenen Fragen abfordern darf, sondern nur fest definierte Kriterien. Sprich: Es kann per se nicht das beste Konzept eines Bewerbers gewinnen, sondern man muss auch für den Bereich Qualität fest definierte Kriterien vorgeben, die jeder Mitbewerber später nachvollziehen kann.

 

Was bedeutet das hinsichtlich der Qualitätskriterien genau?

Man kann einerseits abfragen, wer das beste Konzept einreicht, bekommt den Zuschlag. Soweit, so gut. Haken: die Beurteilung liegt ausschliesslich beim Ausschreibenden. Dessen Entscheidung ist am Ende nicht nachvollziehbar. Ein Bewerber kann nicht erkennen, warum er bei der Ausschreibung gescheitert ist. Genau dies ist aber Grundbedingung für eine Ausschreibung. Auch hieran sind die Ausschreibungen im Sommer gescheitert.

Wie kann man es richtig machen?

Qualität ist ein wichtiges Thema, das man auch innerhalb einer Ausschreibung berücksichtigen kann. Man muss es nur richtig machen. Dies bedeutet beispielsweise:

Man darf nicht fordern, dass “das beste Konzept gewinnt”, sondern muss messbare Kriterien definieren, die für alle nachvollziehbar sind. Möglich wäre z.B. ein Punktesystem, aus dem dann jeder ableiten kann, wie Punktzahlen zustande gekommen sind.

Beispiel: Wer hat für die jeweilige Unterkunft das beste Konzept macht sich dann fest an Fragen und Bewertungen wie: Frauenraum vorhanden? (3 Punkte) Kinderbetreuung vorhanden (5 Punkte) Gebetsraum vorhanden (3 Punkte) Sprachkurse vom Betreiber (6 Punkte) usw. (Alle Bewertungsideen sind fiktiv und beispielhaft).

Am Ende kann man auf diese Weise definieren, dass ein Bewerber mind. xx Punkte erreichen muss und seine Punktzahl mit x % im Verhältnis zu y % des reinen Preises in die Bewertung eingeht.

Die macht zugegebenermaßen die Ausschreibung, die Bewertung und auch die Auswertung deutlich aufwendiger. Genau dieses Verfahren soll allerdings unverändert die Basis für die EU-weite Vergabe sein und wieder werden, und das ist auch völlig richtig.

 

Was passiert jetzt und als Nächstes?

Wie gesagt: Es sind für 18 Unterkünfte die Interims-Ausschreibungen mit rd. 120 Bewerbern gestartet worden.

Die Frist zur Abgabe eines Angebotes endete am 17.01.

Aufgefordert wurden rd. 120 Betreibergesellschaften.

 

 

Was sind die Kriterien für den Zuschlag?

 

Der Preis. Der Günstigste Anbieter bekommt den Zuschlag.

Qualitätskriterien spielen in dieser Stufe der Vergabe keine Rolle.

 

Wie lange wird vergeben?

6 Monate definitiv, Option auf weitere 3 Monate, die einseitig durch das LAF ausgeübt werden können.

 

Spielt die Qualität eines Betreibers eine Rolle?

Nein, in dieser Stufe nur der Preis.

 

 

Ergebnisse

Ausgehend vom Abgabedatum 17.01. sollte die Auswertung in mx. 4 Wochen abgeschlossen sein. Eine Vergabe könnte somit wirksam zum 01.03. erfolgen.